L’ufficio stampa è l’organo che cura i rapporti con i media tradizionali e digitali per conto di aziende, enti e organizzazioni.
Grazie ad un lavoro prettamente giornalistico, coordina le attività di comunicazione esterna e contribuisce a diffondere notizie in modo chiaro e verificato. Un ufficio stampa ben strutturato deve avere obiettivi concreti, non limitandosi a fornire informazioni. Gli obiettivi specifici sono infatti: la costruzione di una reputazione solida e la gestione dei rapporti con gli organi di informazione.
La carta stampata ha ancora un peso importante, nel 2025, e un’autorevolezza che altri canali non possiedono. L’ufficio stampa lavora naturalmente anche sul digitale, così come sulla tv e sulla radio, e agisce in modo integrato con le altre attività e gli altri canali di comunicazione, come ad esempio le digital PR.
Che cosa è un ufficio stampa?
L’ufficio stampa è una struttura che aiuta enti pubblici, aziende private e singoli professionisti a gestire la comunicazione verso i mass media. Il suo compito è assicurare che le informazioni diffuse siano chiare e positive, così da costruire una percezione pubblica del cliente rappresentato. Questo obiettivo viene raggiunto attraverso una comunicazione strategica e relazioni solide con i media.
Il principale strumento dell’ufficio stampa è il comunicato stampa: un testo informativo che segnala eventi, risultati o prese di posizione ritenute notiziabili. Quando un evento è particolarmente rilevante, l’ufficio stampa può organizzare una conferenza stampa, un incontro con i giornalisti per fornire dettagli e rispondere alle loro domande.
Un’altra attività importante è la rassegna stampa, ovvero il monitoraggio delle notizie pubblicate sui media riguardanti l’organizzazione. Permette di valutare l’impatto delle comunicazioni e a gestire eventuali situazioni critiche. In terza battuta, l’ufficio stampa si occupa di rispondere alle richieste dei giornalisti, fornendo informazioni e materiali utili.
Non tutte le organizzazioni hanno un ufficio stampa interno. Molte scelgono di affidarsi a professionisti esterni, come consulenti o agenzie specializzate. Questi esperti offrono competenze specifiche per gestire al meglio le relazioni con i media e garantire una comunicazione efficace.
Cosa fa un ufficio stampa?
L’ufficio stampa ha la funzione di diffondere notizie in maniera autorevole e strutturata verso gli organi di informazione. Gli obiettivi variano in base alle esigenze: incrementare la visibilità, consolidare la reputazione, gestire situazioni di crisi o promuovere eventi specifici.
In tutti questi ambiti, l’ufficio stampa rappresenta lo strumento più efficace per interfacciarsi con giornalisti e media, traducendo i contenuti organizzativi in notizie di interesse pubblico.
L’ufficio stampa non si limita a diffondere informazioni. Svolge un ruolo strategico nell’ambito delle pubbliche relazioni, operando con competenza nell’ecosistema dell’informazione. Individua i media più rilevanti per il target di riferimento e costruisce un dialogo credibile con gli organi di stampa.
Grazie a questa modalità operativa, le informazioni vengono percepite come contenuti giornalistici di valore e non come messaggi pubblicitari.
| Servizio | Descrizione |
|---|---|
| Redazione e distribuzione di comunicati stampa | Elaborazione di documenti informativi destinati agli organi di stampa per comunicare eventi, novità o iniziative, garantendo tempestività e chiarezza nella diffusione delle informazioni |
| Organizzazione di conferenze stampa | Coordinamento di incontri istituzionali in cui i rappresentanti dell’organizzazione forniscono informazioni dettagliate ai giornalisti su tematiche specifiche, assicurando una comunicazione diretta e approfondita |
| Gestione delle richieste dei media | Gestione delle richieste dei giornalisti attraverso risposte tempestive e fornitura di materiali informativi, mantenendo relazioni professionali e collaborative con gli organi di stampa |
| Monitoraggio dei media | Analisi sistematica delle pubblicazioni per monitorare la percezione pubblica dell’organizzazione e individuare eventuali necessità di intervento nella gestione della reputazione |
Oltre a queste attività, l’ufficio stampa costruisce e gestisce l’immagine pubblica dell’organizzazione, occupandosi della preparazione di materiali promozionali e la supervisione della presenza dell’organizzazione anche sui social media.
Addetto Ufficio Stampa: chi è, cosa fa?
L’addetto stampa è il professionista responsabile della gestione operativa dei rapporti quotidiani con i media:
- redige comunicati stampa
- predispone le cartelle stampa
- organizza conferenze stampa
- segue i giornalisti durante gli eventi istituzionali.
Inoltre, coordina le attività di monitoraggio mediatico, selezionando i contenuti rilevanti per conto di aziende, enti pubblici o associazioni.
Le competenze richieste a questa figura professionale sono: competenze giornalistiche, relazionali e organizzative.
Un addetto stampa efficace possiede una conoscenza approfondita delle dinamiche redazionali, rispetta i tempi e le modalità operative dei giornalisti e traduce i messaggi istituzionali in linguaggi chiari e accessibili.
I professionisti che lavorano in un ufficio stampa agiscono come mediatori tra il mondo delle organizzazioni e quello dell’informazione. L’attività è regolamentata dal punto di vista deontologico dal Testo Unico dei Doveri del Giornalista.
In alcune realtà non troppo grandi, può esistere un ufficio stampa e comunicazione che accorpa le funzioni specifiche dell’addetto stampa a quelle di un comunicatore. Chi scrive i comunicati stampa si occupa ad esempio anche di gestire i social media e di produrre contenuti per sito web, newsletter e altri canali online.
Le regole da seguire in un ufficio stampa
Un ufficio stampa che lavora in modo professionale miscela competenze tecniche, attenzione alle relazioni e prontezza nell’intercettare opportunità comunicative.
La prima regola da seguire è il monitoraggio costante del panorama mediatico, sia per quanto riguarda la propria realtà di appartenenza sia per le notizie relative al settore di riferimento. In questo modo si può rimanere sempre aggiornati e, soprattutto, pronti a reagire a eventuali cambiamenti o opportunità.
L’addetto stampa deve conoscere a fondo l’organizzazione e i messaggi che intende trasmettere. Le informazioni comunicate devono essere sempre esatte, verificabili e ben documentate per avere credibilità e autorevolezza nel tempo. Un errore o un’informazione imprecisa possono compromettere la reputazione dell’organizzazione.
Anche in assenza di notizie specifiche, l’addetto stampa è in grado di sfruttare temi di attualità per inserirsi nel dibattito pubblico. Trovare spunti pertinenti e inserirli in un contesto rilevante per il proprio settore aiuta a mantenere la visibilità e a posizionarsi come voce autorevole.
Un buon ufficio stampa cura le relazioni con i giornalisti e gli operatori dell’informazione. Partecipare a eventi, avere contatti continuativi e rispondere prontamente alle richieste dei media sono buone pratiche che rafforzano queste relazioni.
Campagna stampa: cos’è e come farla
La campagna stampa è una strategia di comunicazione mirata a diffondere un messaggio, promuovere un prodotto, un evento o un’idea utilizzando i media tradizionali e digitali, come accennato per le piccole realtà. L’obiettivo è ottenere visibilità, creare consapevolezza e stimolare interesse presso il pubblico target.
Una campagna stampa implica il coinvolgimento di giornali, riviste, radio, TV e piattaforme online, e si compone delle seguenti azioni.
| Fase | Descrizione |
|---|---|
| Definizione degli obiettivi | Definire gli obiettivi specifici che si intendono raggiungere, quali l’incremento della notorietà del brand, la promozione di un evento o l’influenza sull’opinione pubblica rispetto a tematiche specifiche |
| Identificazione del pubblico target | Identificare i destinatari del messaggio per selezionare i media più appropriati e definire il registro comunicativo più efficace in relazione al target di riferimento |
| Creazione di materiali stampa | Redigere comunicati stampa chiari, sintetici e di immediata comprensione, corredati da materiali di supporto quali immagini o video. I materiali devono rispondere alle esigenze operative dei giornalisti e risultare facilmente pubblicabili |
| Selezione dei media | Individuare i canali informativi più adatti al pubblico target e al messaggio da veicolare, includendo sia testate tradizionali sia media digitali e piattaforme online |
| Contatto con i giornalisti | Distribuire i materiali stampa attraverso mailing list profilate e instaurare rapporti diretti e continuativi con i giornalisti di settore e le redazioni di riferimento |
| Monitoraggio e analisi | Monitorare la copertura mediatica ottenuta e analizzare i risultati raggiunti in relazione agli obiettivi prefissati, valutando sia aspetti quantitativi che qualitativi della comunicazione |
Integrazione tra ufficio stampa e digital nel 2025
L’attività di Ufficio Stampa oggi non può prescindere dalla comunicazione digitale. Se in passato questo lavoro era esclusivamente di natura giornalistica e rivolto agli organi di informazione tradizionali, attualmente esiste una forte integrazione con strumenti digitali che amplificano e consolidano i risultati ottenuti.
I comunicati stampa, ad esempio, non vengono solo distribuiti alle redazioni, ma vengono ottimizzati secondo criteri SEO, così da essere rintracciabili online e generando traffico qualificato dai motori di ricerca. Parallelamente, la comunicazione social consente di rilanciare i contenuti, raggiungere direttamente il pubblico target e stimolare un dialogo immediato che precedentemente non era possibile realizzare.
A queste attività si aggiungono:
- la gestione dei contenuti su blog e piattaforme aziendali
- l’invio di newsletter mirate
- la produzione di materiali multimediali.
Tutte attività che, coordinate con la strategia di Ufficio Stampa, garantiscono coerenza e massima diffusione del messaggio comunicativo: le notizie non circolano esclusivamente sui media tradizionali, ma trovano ulteriori forme di visibilità online.
Le attività digitali integrate nell’Ufficio Stampa comprendono:
Branded content e ufficio stampa
Il branded content rappresenta una leva strategica fondamentale anche nell’ambito dell’attività di Ufficio Stampa, consentendo di combinare l’autorevolezza giornalistica con la capacità di comunicare valori e identità di marca.
A differenza della pubblicità convenzionale, il branded content non viene percepito come attività promozionale, ma come contenuto di interesse giornalistico che può essere ripreso dai media e diffuso al pubblico in modo organico.
Per un ufficio stampa, significa disporre di materiali che superano il perimetro del tradizionale comunicato stampa: articoli approfonditi, interviste, podcast, video o infografiche che forniscono informazioni di valore, rafforzando contestualmente la reputazione del marchio.
Questo approccio permette di sviluppare narrazioni coinvolgenti, capaci di raggiungere testate giornalistiche di settore, blog specializzati, piattaforme digitali e canali social.
Il branded content, se integrato nella strategia complessiva, contribuisce a consolidare le relazioni con giornalisti e stakeholder, offre contenuti di qualità che arricchiscono la copertura mediatica e garantiscono continuità al dialogo con il pubblico di riferimento.
Scrivere un comunicato stampa
Perché il comunicato stampa sia efficace è necessario curare soprattutto due aspetti: la scrittura e i tempi e della trasmissione. I giornalisti ricevono ogni giorno centinaia di comunicati, e per evitare che il proprio venga cestinato occorre essere chiari, immediati e accattivanti. Questo significa per prima cosa rendere subito evidente di cosa si sta parlando, in modo che il giornalista possa capirlo anche con una rapida occhiata.
Per farlo l’addetto stampa ha a disposizione il titolo e il primo paragrafo del comunicato (il cosiddetto “attacco”). Nel primo in poche parole deve apparire chiaramente di che notizia si tratta. Mentre nel secondo è essenziale che in poche righe siano riassunte le famose “5 W” della notizia: what (cosa), who (chi), where (dove), when (quando) e why (perché). Questo richiede un linguaggio semplice e diretto, che non deve essere però piatto. La chiarezza deve essere infatti accompagnata da un’esposizione che renda i contenuti accattivanti.
In fondo al comunicato si riportano i riferimenti dell’addetto stampa, in modo che i giornalisti possano contattarlo per le richieste di approfondimenti o di interviste. Mentre in apertura è opportuno collocare il logo della realtà che si rappresenta. Sempre utili, infine, link ipertestuali pertinenti per offrire ulteriori elementi di documentazione.
ESEMPIO
COMUNICATO STAMPA
Titolo: “L’azienda agrituristica TerraMia lancia un nuovo formaggio vegano artigianale”
Sottotitolo: TerraMia rivoluziona il mercato con un’alternativa sostenibile e gustosa al formaggio tradizionale.
Luogo e data: Torino, 25 ottobre 2024
Attacco
Torino, 25 ottobre 2024 – TerraMia, azienda agrituristica piemontese conosciuta per il suo impegno nella sostenibilità, presenta il suo primo formaggio vegano artigianale, realizzato interamente con ingredienti di origine vegetale e a chilometro zero. Questo innovativo prodotto, creato per rispondere alla crescente domanda di alternative vegane e rispettose dell’ambiente, porta con sé tutto il gusto e la qualità dei prodotti tradizionali di TerraMia.
Contenuti
Il nuovo formaggio vegano di TerraMia è prodotto con una miscela innovativa di ingredienti naturali, tra cui anacardi, mandorle e fermenti vegetali, che garantiscono un sapore autentico e una consistenza cremosa, tipica dei formaggi tradizionali. Grazie all’utilizzo di ingredienti provenienti dalle proprie coltivazioni e da fornitori locali, TerraMia è riuscita a creare un prodotto che non solo offre un’alternativa gustosa per chi segue un’alimentazione vegana, ma contribuisce anche a ridurre l’impatto ambientale.
“Il nostro obiettivo è offrire un’esperienza gastronomica completa che rispetti l’ambiente e valorizzi le materie prime locali. Con il nostro formaggio vegano, vogliamo portare un’alternativa autentica e salutare sulla tavola di chi sceglie di evitare prodotti animali,” spiega Margherita Bianchi, fondatrice di TerraMia.
Riferimenti
Per maggiori informazioni, richieste di interviste o approfondimenti:
Giulia Rossi, Responsabile Ufficio Stampa TerraMia
Email: stampa@terramia.com
Telefono: +39 123 456 7890
Link al sito ufficiale: www.terramia.com
L’invio del comunicato stampa
L’efficacia di un buon comunicato stampa può essere vanificata da un invio scorretto. Per non essere ignorati o finire in spam occorre per prima cosa scegliere il momento giusto. Sia in rapporto alla periodicità sia alla tipologia della testata per cui lavora il destinatario. Ad esempio i mensili hanno tempi di scrittura e chiusura diversi da quelli di un settimanale o di un quotidiano. Così come tv e radio trattano le notizie in modo differente da una pubblicazione cartacea o da un sito.
Per essere considerati, meglio evitare di inviare il comunicato stampa ai quotidiani nel week-end, così come la mattina presto o nel tardo pomeriggio. Meglio optare per la tarda mattinata o, nel caso di tv e radio, sul giusto anticipo rispetto all’edizione del tg o del giornale radio. Sempre opportuno è poi arricchire il comunicato stampa con materiale multimediale, allegando foto, immagini video e infografiche che possano essere utili alla pubblicazione.
Un’altra buona idea è quella di realizzare diverse versioni dello stesso comunicato stampa mettendo in luce aspetti differenti a seconda del destinatario. Ad esempio, se si vuole comunicare l’avvio di una rassegna multidisciplinare, il comunicato indirizzato alle riviste d’arte vedrà nell’oggetto e in primo piano proprio gli elementi e i protagonisti che afferiscono a questo ambito, mentre il comunicato indirizzato ai quotidiani locali potrebbe evidenziare la ricaduta che questa rassegna avrà per la città, i luoghi che verranno coinvolti, le personalità locali che saranno presenti.
Dopo l’invio del comunicato stampa, il lavoro dell’addetto stampa non è finito: occorre a questo punto contattare le singole redazione – ancora meglio i singoli giornalisti – per il cosiddetto “recall“, un richiamo, necessario in quanto spesso, purtroppo – vista l’enorme mole di email che le redazioni ricevono – il nostro comunicato stampa potrebbe essere stato ignorato, non visto, dimenticato. E poi il contatto telefonico serve anche a creare un rapporto diretto, a stabilire una relazione prioritaria che risulta quasi sempre determinante per la pubblicazione di una notizia. Il giornalista si sente “scelto”, coccolato, soprattutto se riceve qualche dritta particolare, un consiglio mirato e così via.
L’ufficio stampa per i diversi settori
L’ufficio stampa si rivela efficace per ampliare il pubblico e la notorietà in numerosi settori e ambiti. Per ciascuno, occorre orientare l’attenzione a un target mirato e predisporre diversi materiali a seconda dell’interlocutore al quale ci si rivolge. Ecco nel dettaglio come funziona l’ufficio stampa per settori: